Робота з електронною поштою через веб-інтерфейс

     Як створити електронну поштову скриньку

Для того щоб користуватися електронною поштою, потрібно заре­єструвати власну поштову скриньку. Це можна зробити, створивши її на сервері провайдера або зареєструвати її на одному з поштових серверів Всесвітньої мережі Інтернет.

Зазвичай, коли вперше під'єднуєте свій комп'ютер до Всесвіт­ньої мережі, провайдер пропонує вам створити електронну поштову скриньку на власному сервері (це є стандартна послуга, яку надає провайдер у разі підписання договору про під'єднання до Інтернету). Цей спосіб реєстрування власної електронної адреси має єдиний недолік — якщо ви зміните провайдера, ви автоматично втратите свою поштову скриньку. Тому доведеться реєструвати нову електрон­ну скриньку та повідомляти її адресу всім вашим друзям і колегам, з якими ви листувалися.

Щоб не залежати від того, послуги якого провайдера ви вико­ристовуєте, завжди мати постійну адресу електронної поштової скриньки та доступ до неї з будь-якого комп'ютера, під'єднаного до Всесвітньої мережі, варто використати інший спосіб почати пра­цювати з електронною поштою. Є досить багато поштових серве­рів, які пропонують своїм користувачам використати їхні безоплатні послуги електронної пошти, доступні через веб-інтерфейс. Назвемо лише найпопулярніші:

•     gmail.com

•     bigmir.net

•     freemail.ukr.net

•     meta.ua

•     і.иа

•     ukrpost.net

•     e-mail.ua

•     ua.fm

•      maii.gala.net

 

Для того щоб почати процедуру реєстрування власної пошто­вої скриньки на такому сервері, треба у вікні браузера зайти на один з цих сайтів (або будь-який інший сайт, що надає безоплат­ні послуги електронної пошти). На головній сторінці сайту зна­йти гіперпосилання, що відкриває доступ до електронної пошти, і натиснути його. Зазвичай процедура реєстрування по­штової скриньки на всіх цих сайтах досить проста й схожа, тому вже через кілька хвилин, протягом яких ви відповідатимете на за­питання та обиратимете ім'я своєї електронної скриньки, ви стане­те її володарем.

Рекомендуємо вам зареєструвати та використовувати кілька електронних поштових скриньок на різних поштових серверах. Це дасть вам змогу розділити кореспонденцію за призначенням. На­приклад, одну вашу електронну поштову скриньку використовува­ти для приватного листування з друзями та родичами, другу — для навчання, третю — для спілкування з приводу різноманітних проектів. Таким чином ви будете краще захищені від спаму, крім того, навіть якщо з технічних причин одна зі скриньок деякий час не зможе працювати, ви зможете листуватися з іншої електронної адреси.

Реєстрація електронної поштової скриньки

Розгляньмо процедуру реєстрування електронної поштової скриньки за допомогою веб-інтерфейсу, зареєструвавши її на пошто­вому сервері Gmail компанії Google. Створивши обліковий запис на цьому сайті, ви автоматично отримаєте доступ до безкоштовних про­дуктів Google, зокрема iGoogle (засіб редагування вашої стартової сторінки в Інтернеті), Gmail (електронна пошта), Рісаsа (засіб реда­гування та розміщання ваших фотографій у мережі), та інші корис­ні можливості.

Використання електронної пошти Gmail надає користувачеві такі переваги:

1) Gmail блокує спам ще до того, як він потрапить до вашої поштової скриньки.

2) Містить засоби ефективного пошуку, що дають змогу швидко знайти потрібне електронне повідомлення незалежно від того, було воно відправлено чи отримано на цю електронну адресу.

3) Створює ланцюжки повідомлень, що групують повідомлення
з відповідями на них.

4) Використовує ярлики для ефективного структурування та впорядкування інформації.

5) Містить убудований чат (текстовий, голосовий і відео).

6) Дає змогу працювати з електронною поштою за допомогою мобільних пристроїв.

7) Пропонує користувачам великий обсяг поштової скриньки, що дає змогу не видаляти жодного отриманого повідомлення.

8)Пропонує лише корисну та тематичну рекламу.

9) Економить час користувача, підвищуючи його швидкість роботи з популярними адресами електронної пошти та набором швидких клавіш.

10) Усі ці можливості пропонує безоплатно.

Щоб   зареєструвати,   електронну поштову скриньку, в адресному рядку браузера потрібно набрати адресу www.gmail.com. У вікні браузера буде відображена стартова сторінка, яка надає користувачеві електронної пошти, що працює за допомогою веб-інтерфейсу, такі можливості:

•         Увести     ім'я     користувача    та    пароль,  щоб увійти до зареєстрованої   на  цьому   поштовому  сервері електронної поштової скриньки.   

•         Відновити   пароль,   що   його   ви­користовують    для    ідентифікації для   входження    до частини стартової сторінки електронної поштової скриньки (гіперпосилання Не можете отримати доступ до облікового запису?).

•         Зареєструвати нову електронну поштову скриньку.

•         Дізнатися більше про можливості електронної пошти Gmail (гіперпосилання Про Gmail).

•         Дізнатися  про нові можливості,  які пропонує користувачеві компанія Google (гіперпосилання Нові функції).

Тож, щоб зареєструвати нову електронну поштову скриньку, на цій сторінці треба натиснути кнопку Створити обліковий запис. При цьо­му ви перейдете на сторінку створювання нової електронної скринь­ки. До початку процесу реєстрування радимо вам зі спадного списку Change Language / Изменить язык, розміщеного в правій верхній час­тині цієї сторінки, обрати мову, якою буде наведена інформація на ній.

 Перший етап реєстрування електронної поштової скриньки на будь-якому поштовому сервері — уведення власних імені та прізвища й визначення логіну (користувацького імені, імені вашої електронної поштової скриньки). Кожний поштовий сер­вер висуває свої вимоги до того, яким має бути логін, тому рекомен­дуємо вам уважно читати рекомендації, наведені на сторінці в цьому розділі. Ваше користувацьке ім'я має бути унікальним, оскільки на одному поштовому сервері не може бути кілька електронних пошто­вих скриньок з однаковою адресою. Тому після того, як ви в тексто­ве поле Бажане ім'я користувача ввели свій майбутній логін, натис­ніть кнопку перевір доступність!.

Якщо поштова скринька з таким користувацьким іменем уже існує, поштовий сервер поінформує вас про це, запропонувавши змінити власний логін. Якщо доведеться це зробити, то після введення нового логіну знову потрібно перевірити, чи не створено до цього електронної поштової скриньки з такою адресою.

Другий етап реєстрування електронної поштової скриньки, який починається лише після того, як ви обрали користувацьке ім’я (логін) і поштовий сервер підтаердив його унікальність – призначення паролю, за яким поштовий сервер ідентифікуватиме ваше право на використання саме цього логіну. Це один з найвідповідальніших етапів створення поштової скриньки, оскільки грамотно призначений пароль гарантує безпеку та конфіденційність вашого електронного листування.

Обираючи пароль, використовуйте такі поради:

• Долучайте до пароля розділові знаки та числа, змінюйте регістр букв.
• Використовуйте підстановки, що однаково виглядають, проте по-різному сприймаються системою (наприклад, літеру О замініть нулем 0), фонетичні заміни (наприклад, замість «Петрик П’яточкін» напишіть «Пе3к 5очкін»).
• Не використовуйте в паролі особисту інформацію (ім’я, прізвище, дату народження), клавіатурні шаблони (наприклад, авіф або олдж), послідовності цифр (12345) і символи, що повторюються (наприклад, ооо111).
• Не створюйте ваш пароль лише з цифр, великих або малих літер.

Коли ви остаточно призначите пароль, у текстовому полі Повторно уведіть пароль, уведіть його ще раз. Це потрібно зробити, щоб бути впевненим, що при введенні паролю, який відображається на екрані комп’ютера кружечками, ви не допустили помилки. Якщо два введені паролі не збігаються, поштовий сервер повідомить вас про це, запропонувавши повторити етап реєстрування поштової скриньки.

Третій етап реєстрування електронної поштової скриньки полягає у формуванні контрольного питання та варіанта відповіді на нього. Може трапитися так, що не працюючи певний час з електронною поштою або з інших причин ви забули свій пароль доступу до електронної скриньки. Тоді ваш поштовий сервер задасть вам попередньо обране запитання та, порівнявши введену відповідь із збереженою на етапі реєстрування, дасть вам змогу змінити пароль доступу та продовжити працювати з електронною поштою.

На четвертому етапі реєстрування електронної поштової скриньки в текстовому полі Перевірка слів потрібно увести символи, відображені над цим полем. Це потрібно, щоб електронну поштову скриньку не міг створити пошуковий робот, який надалі використовуватиме цю адресу для розсилання спаму.

Останній етап реєстрування полягає в ознайомленні з умовами користування послугами поштового сервера, наведеними в нижній частині сторінки реєстрування. Якщо ви згодні з цими умовами та заповнили всі обов’язкові поля, закінчіть процедуру реєстрування електронної поштової скриньки, натиснувши кнопку Я погоджуюся.

Після реєстрації поштової скриньки у вікні браузера буде завантажено веб-сторінку, призначену для початку роботи з поштою.

Робота з листами за допомогою веб-інтерфейсу

Зайшовши до власної електронної поштової скриньки, ви можете працювати з електронної поштою.

Робочий простір вашої поштової скриньки поділено на кілька областей. Зліва розміщено перелік папок, призначених для зберігання електронних повідомлень. Отримані повідомлення зберігатимуться в папці Вхідні, а електронні повідомлення, відправлені з цієї електронної адреси, - у папці Вихідні. Папка Чернетки міститиме повідомлення, які ви ще редагуєте та готуєте до відправлення. До папки Спам автоматично потраплятимуть  усі повідомлення, які поштовий сервер визначатиме як спам. Папка Кошик містить повідомлення, які ви видалили.

Клацнувши по певній папці, ви побачите її вміст у центральній частині вікна.

Щоб переглянути вміст повідомлення, клацніть по ньому мишею. На екрані з’явиться його вміст.

Якщо повідомлення містить вкладений файл, про його наявність свідчить значок-зображення скріпки, розміщений після теми отриманого електронного повідомлення. Натисніть на посилання Завантажити або відкрийте файл у відповідній програмі.

Для створення електронного повідомлення натисніть кнопку Написати листа. Потім:

1.     У текстове поле Кому введіть адресу електронної пошти одержувача цього листа.

2.     Натиснувши кнопку Додати копію чи Додати приховану копію, активуйте текстові поля, у яких зазначте адреси електронних поштових скриньок, на які потрібно надіслати копії (приховані копії) цього листа.

3.     Зазначте тему листа, увівши її в поле Тема.

4.     Введіть текст листа.

5.     Якщо ви бажаєте додати до листа файли вкладень, натисніть посилання Вкласти файл, а потім – кнопку Вибрати. У вікні, що з’явиться на екрані, пройдіть шлях до цього файлу (бажано попередньо помістити його в архів), оберіть його та натисніть кнопку Відкрити.

6.     Якщо ви хочете тимчасово призупинити роботу з підготовки листа, натисніть кнопку Зберегти зараз, призначивши зберегти електронне повідомлення в папці Чернетки.

7.     Коли електронне повідомлення буде підготовлене до відправлення, натисніть кнопку Надіслати та перегляньте звіт поштового сервера про результат відправлення або натисніть кнопку Відхилити, щоб відмовитись від відправлення цього повідомлення.

Під час створення нового листа як відповіді на отриманий можна від­крити лист вибором його теми в області списку листів і вибрати гіперпосилання Відповісти. При цьому відкриється веб-сторінка Написати, в якій частина полів заповнена автоматично:

•         у полі Кому вказано адресу відправника того листа, на який готується відповідь;

•         поле Тема повторює тему отриманого листа, але перед нею вставля­ються символи Re: (англ. reply - відповідь);

•         в області тексту відображається текст отриманого листа для цитуван­ня.

Для пересилання листа іншому абоненту можна відкрити його та ви­брати гіперпосилання Переслати. При цьому на веб-сторінці Написати будуть заповнені автоматично:

•         поле Тема - темою листа, що пересилається, із символами Fwd: (англ. forward - вперед, далі) на початку теми;

•         область тексту - текстом листа, що пересилається, доповненим дани­ми із заголовка цього самого листа.

Підготовлений будь-яким способом лист можна відправити, вибравши кнопку Відправити, або тимчасово зберегти для подальшої роботи з ним, вибравши кнопку В чернетки.

Після вибору кнопки Відправити лист буде надіслано адресату, а у вікні браузера відобразиться повідомлення Вашого листа відправлено. 

Використовуючи для роботи з електронною поштою веб-інтерфейс, треба завжди коректно закінчувати працювати з власною поштовою скринькою, адже не завжди ви працюватимете на власному комп’ютері. Якщо для закінчення використання електронної пошти просто закрити вікно браузера, до вашої поштової скриньки може автоматично потрапити інший користувач, який в адресному рядку браузера просто введе адресу стартової сторінки того самого поштового сервера. Тому для коректного закінчення використання власної поштової скриньки натисніть гіперпосилання Вийти, перейшовши в такий спосіб на стартову сторінку поштового сервера.

Основні правила електронного листування

Як ми неодноразово зазначали, електронний лист суттєво від­різняється від звичайного «паперового». Електронне повідомлення складається з «тіла» повідомлення (саме воно і є змістовою части­ною листа) і заголовка, що містить додаткову та службову інфор­мацію (електронні адреси відправника й одержувача повідомлення, його тему та час відправлення). Заголовок може також містити ін­формацію про тип вмісту повідомлення, шлях його доставки та спи­сок адрес, за якими надсилають копії цього повідомлення.

Так само електронне листування має свої особливості, що суттє­во вирізняє його від звичайного «паперового». У Всесвітній мережі виникло таке поняття, як «нетикет» (мережний етикет) — набір правил, використовуваних для спілкування в мережі Інтернет. Тому розгляньмо лише основні правила, які потрібно знати для викорис­товування сервісу електронної пошти.

1) Неформальність стилю спілкування

Починаючи електронне листування, потрібно звикнути до ново­го стилю спілкування, оскільки певні правила, які є обов'язковими для виконання при звичайному «паперовому» спілкуванні, вза­галі не працюватимуть. Нормальним уважають відсутність звич­них звертань (наприклад, «Доброго дня!», «Шановний!» або «Доро­гий!»), а досить часто використовують «Привіт» або взагалі не ви­користовують звернення, одразу викладаючи в листі зміст питання.

Проте ми радимо вам використовувати звернення до людини, з якого ви спілкуєтеся електронним листом, адже це є проявою гарного тону під час спілкування, навіть електронного.

2) Заповнення полів Кому, Тема, Важливість листа

• Поле Кому (То) потрібно заповнити обов'язково, інакше залишить­ся незрозумілим, на яку адресу треба доставити ваш лист. Якщо ж ви відправляєте повідомлення кільком одержувачам, у полі Кому зазначайте їхні електронні адреси, розділяючи їх комами. У разі якщо потрібно, щоб одержувачі листа не бачили, кому ще спрямовано таке саме електронне повідомлення, указуйте адреси електронних поштових скриньок одержувачів у полі Прихована копія (Все).

• У полі Тема (Subject) завжди вказуйте головну думку електрон­ного листа. Незаповнення цього поля вважають ознакою «дур­ного тону», виказаного під час спілкування з людиною.

•  Працюючи з деякими поштовими клієнтами, ви можете зазначити ступінь важливості електронного повідомлення,  що ви готуєте до відправляння.   Це роблять для того,  щоб одержувач листа міг спланувати свій час, працюючи з електронною поштою, особливо якщо щодня він отримує велику кількість електронних листів. Якщо лист позначений як важливий, лю­дина намагатиметься прочитати та відреагувати на лист одра­зу. Проте не зловживайте цією можливістю, оскільки якщо всі ваші повідомлення будуть мати таку позначку, то ваші партне­ри по листуванню досить швидко зрозуміють, що не варто звер­тати на них особливу увагу.

3) Працюйте з Адресною книгою

Готуючи електронне повідомлення до відправлення, ви зазна­чаєте адресу електронної поштової скриньки, на яку лист має бути доставлений. Якщо ви листуєтесь із значною кількістю колег і друзів, досить важко пам'ятати їх електронні адреси. Тому ці адреси зберігають у спеціальній Адресній книзі, яку досить легко створити як під час використання поштової програми, так і під час роботи з поштою за допомогою веб-інтерфейсу. Заповнюючи її, ви можете створити групи адрес, призначені зберігати електронні адреси для листування різноманітного призначення (наприклад, приватна, службова переписка, друзі, новий проект тощо). Після заповнення Адресної книги використовуйте її, щоб правильно за­значити адресу одержувача електронного повідомлення в тексто­вому полі Кому.

4) Сортування отриманих повідомлень

Отримані повідомлення варто розміщувати в певних тематич­них папках, щоб полегшити подальшу роботу з пошуку та напи­сання відповіді на електронні листи. Непотрібні вам повідомлен­ня взагалі варто видаляти, щоб не засмічувати зайвими листами власну поштову скриньку.

5) Відповідь на отримане повідомлення

Щоб відповісти на отримане повідомлення, достатньо у вікні вашого поштового клієнта натиснути кнопку Відповісти (Reply). При цьому на екрані з'явиться форма для нового повідомлення, у якій автоматично буде заповнено поле Кому (поштовий клієнт розмістить у цьому полі електронну адресу людини, що надісла­ла вам лист, на який ви відповідаєте), а в тілі листа буде наведено текст отриманого листа (це роблять для того, щоб одержувач лис­та швидко пригадав, з якого питання до вас звертався та що вам пропонував).

6) Використання цитат

Досить часто, відповідаючи на лист, наводять певні фрагмен­ти отриманого листа — цитати, що в більшості поштових клієнтів починаються символом >. Використання цитат уважають однією з переваг електронного листування, адже від відправлення листа до отримання відповіді на нього може минути кілька днів або навіть місяців, тому ви можете не пам'ятати сутність питання, що роз­глядалося у відправленому листі.

7) Розмір повідомлення та його вміст

Намагайтеся зіставити розмір створюваного електронного пові­домлення з його вмістом і метою листування. Якщо ви відправля­єте простий запит, зробіть його невеликим за обсягом і найточні­шим за формулюванням.

Завжди відокремлюйте абзаци в тілі електронного листа, щоб полегшити сприйняття їх вмісту.

Намагайтеся завжди дотримуватися теми листа, яку ви визна­чили.

Якщо в листі потрібно розглянути більшу кількість запитань чи поспілкуватися з інших тем, розбийте свій лист на кілька час­тин, надсилаючи кожну з них окремим повідомленням.

Намагайтеся будувати речення грамотно, ураховуючи правила граматики та орфографії.

Не відправляйте електронною поштою вкрай особисту, фінан­сову й дуже важливу інформацію.

8) Будьте ввічливою людиною

Електронний лист — це засіб спілкування з іншими людьми, тож увічливість і делікатність нікому не завадять. Не забувайте додавати до власних прохань «будь ласка» та дякувати людині, яка виконала ваше прохання.

Не очікуйте на миттєву відповідь. Якщо ви не отримали її про­тягом кількох хвилин з моменту відправлення листа, це не озна­чає, що людина, якій адресовано повідомлення, вас ігнорує. Не потрібно відправляти нові електронні листи, у яких вимагати миттєвої відповіді від їх одержувача.

Шрифтові норми при діловій електронній переписці — це як увічливість при звичайній розмові. Загальноприйнятим є стандартний шрифт Times New Roman, символи якого мають розмір 12 пт.

9) Виражайте емоції

Спілкування через електронну пошту не дає нам змоги безпосе­редньо виразити власні емоції. Тому в тексті електронних листів використовують спеціальні зображення — смайлики, за допомо­гою яких намагаються передати емоційний стан людини в момент написання певного фрагмента повідомлення. Щоб зрозуміти, який емоційний стан вони виражають, спробуйте повернути ці зобра­ження на 90° за годинниковою стрілкою, уявивши, що це обличчя вашого співрозмовника: